ARCHIVO DEL SENA REGIONAL MAGDALENA

ARCHIVO  SENA  REGIONAL  MAGDALENA

DEPOCITO:

Necesidades  que  en  el  encontramos.

Esta ubicado en  la  parte  tracera  de  las  instalasiones  del SENA,  con  poco  espacio  para  el  amplio  volumen  de  documentacion,  escasa  ventilacion,en  ese  lugar son  necesarios  mas estantes.

Presenta  la  respectiva  señalizacion  que  deben  tener , con  la  fecha  inicial  y  final,  clase  de documento  que  contiene  y  numeró  de folios que  optimiza  la  rápida  búsqueda  de  la  información. los  estantes los  cuales  son  fuertes

Actualmente  se  encuentran  trabajando  en  el  fondo  acomulado  del  cual  tienen  gran  parte  organizada y  están  realizando  las  respectivas  labores  en  el  deposito  con  el  fin  de suplir  las  necesidades  que  en  el  encontramos.

ARCHIVO  SENA

PROCESO  RECIBO  Y  DESPACHO

Al  ingresar  una  comunicacion de  la  oficina  de  correspondencia  el  registra el   recibido  con  los  datos  que  contiene  el  documento,  se  ingresa en  un  sobre que contiene el  nombre  de la  dependencia competente  donde  debe  ser  enviada  la  comunicacion  el  nombre  del funcionario  y  código la  dependencia.

PROCESO  DE  DESPACHO

La  verificacion  se  realiza  con  el  formato  de  calidad si  cumple los  datos se  procede  a  enviar  con  el  mensajero.

si  los  datos  no  se encuentran  correctos  de  le  devuelve a la  dependencia  para  que  realice  las  respectivas  correcciones.

 ..

ARCHIVO HISTORICO DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

ARCHIVO  SAN  JUAN  DE  DIOS

 Sin  lugar  a dudas  el  lugar  donde  se encuentra  no  es  el  mas indicado  ya  que  por  ser  un  lugar  muy  antiguo  se encuentra  deteriorado y ademas tiene en  frente  la playa,  esto ocasiona que  los documentos se afecten por  la  salubridad .El  lugar es    amplio  en  el    se encuentran el  archivos de magdalena  sobre  notarías, periódicos, y  cartas  de Simón  Bolívar.

ASPECTOS  QUE  DEBEN  MEJORAR

1. se  deben instalar  mas estantes o  archivadores.
2. Mas  espacio  para  los  archivos.
3. Cambiarlos  de lugar  ya  que  la cercania  de  hospital  san  Juan  de Dios a la  playa   puede  acelerar  el  deterioro  de los  documentos.
4. Mas  seguridad  a  la  hora  de  entrar  y  salir.

Los  documentos  se  encuentran  archivados  en  cajas  que  al  respaldo  contienen  la  fecha  mas  antigua  hasta  la  mas  actual,  que  debe  ser  microfilmados y  foliados,  para  que  finalmente  se les realice  el  proceso  de enpastacion  que requieren.